「チャレンジあふれる未来をつくる」ことをミッションとし、「教育・研修事業」「ＤＸ推進事業」「出版事業」の3軸で事業を展開しているFCE Holdings。7つの習慣Ⓡをベースに子ども向けの教育プログラムやビジネスマン向けの研修、働く人々を支えるトレーニングサービスやソフトウェアサービスなど、様々なサービスを発信しています。2012年から10年連続で、Great Place to Work®「働きがいのある会社」ランキングでベストカンパニー、2021年アジア地域における「働きがいのある会社」ランキングでもベストカンパニー入りを果たしました。今回は、マネジメント推進部の川畑様（写真 右）と、人財開発室の渡邉様（写真 中央）にお話をお聞きしました。

導入時、どんな課題を抱えていましたか？

渡邉：導入して1年半たったのですが、当時は会社として事業を拡大しながら、社員数も100名を超え規模を拡大している中で、Excelでの管理が難しくなっていた時期でした。

川畑：当社の人事機能は独特で、人事で求人などを担当している者と、労務で給与計算をしている者は別の部署に所属しているんです。当初は情報を持っている人が違う組織にいることで、欲しい情報をタイムリーに届けることが難しい状況にありました。同じ部署にいても、他の作業で忙しいのでは…と質問する機会を失ってしまう人がいたりして、そういった状況を改善するために、「“必要な人が必要な情報をタイムリーに導入できる環境”が欲しい」と話していて。

渡邉：その時ちょうど、各部署の業務状況を改善するために、アウトソースやシステムを導入することで業務の効率化を進めていました。いくつかシステムを導入する中で、人材管理のシステムも導入しようという話になったんです。

ヒトマワリ導入のキッカケを教えてください

川畑：展示会などで一度お話を聞いたのですが、その当時はまだ私たちの求めているシステムではないかもな…ということで、保留にしていたんです。

中村：お会いした当時はまだヒトマワリが出来たばかりで機能も少なくて…。お悩みを聞いて「こんなことがしたいんです」といったご相談に、これはヒトマワリで解決できるけど、これは厳しい…ということが多くて、もどかしかったことを覚えています。

渡邉：そうでしたね！「うーんあともうちょっとなんだけどね」という話をしていたのをよく覚えています。

中村：その後、お久しぶりですと声を掛けたのが1年後くらいですね。ヒトマワリも成長して、システムも充実してきたところで、再度お話をさせていただきました。

導入の決め手は何だったのでしょうか？

渡邉：当社では部署を兼務している人が多くて…2つだけでなく、3つ兼務してる方とかもいて。2つまでは設定できても、それ以上はできない…といったところも多かったのですが、ヒトマワリはそれをうまくデータ化することが出来たのは大きかったですね。

川畑：当社は外国籍の方も多く、ビザの申請など様々な書類の申請等があるのですが、その資料が欲しいと頼まれ、どんなデータが欲しいのかヒアリングをして、Excelなどのデータを引き出して、資料をつくって…といった地味な作業が積み重なっていました。必要な情報を、必要な人が自分で検索しやすいシステムは、当社が欲していたシステムだったんです。当時は、まだ申請システムやアンケートといった機能はなく、本当にデータベースという感じでしたが、中村さんが既存のシステムを駆使してどうにか解決する方法を一緒に考えてくださったりして…。まずは取り入れてみようということで、導入を決意しました。

実際の活用方法を教えてください

川畑：新しい人が入社したタイミングでは、ヒトマワリにまず情報を登録し、そこからエクスポートしたデータを使って、経費精算などの複数のシステムに自動でアカウント登録しています。一つのシステムではなく、勤怠やスケジュール管理など、様々な管理を使っているので、必要な情報がそれぞれ違うんです。アドレスや名前だけでいいシステムや、細かい情報が必要なシステム。名前ひとつにとっても、全角カタカナだったり、漢字だったり、ひとつのセルに姓名どちらも入れたり、分けていれたり。当社のサービスが、それを振り分けて登録してくれるものなので、情報が集約されたデータベースであるヒトマワリとの相性が良いと感じています。

渡邉：人事では、入社関係のワークフローに活用しており、10枚近くあった入社手続きに必要だった紙の書類が必要なくなりました。管理もかなり楽になりましたね。受け取った時に記入項目が違っていて、書き直してもらうとなると、また出社して、書類を渡して、受け取って…と工数がかかっていたので、無くなって良かったです。

導入後のサポートはいかがでしたか？

渡邉：導入時は、週に1度打ち合わせの時間をいただいて、どうやって現在の業務に導入していくかなどを相談したり、システムについてわからないことを質問したり、システムへの要望をお伝えしたりと、いろいろとお話させていただきました。すぐに対応してくださるのでとても助かるんです。

中村：できるだけスピード感を持って対応できるように意識しているので、そう言って頂けると嬉しいですね。
ご要望も、ユーザーが必要としているシステムや要望をダイレクトに聞くことが出来るので助かっています。

渡邉：現在は月に1回程度の打ち合わせと、困った時に随時連絡させていただく形に落ち着いています。営業の方からカスタマーサポートの方に担当が変わるのではなく、営業の方がそのままサポートしてくださるのは安心できるポイントです。当社の事業から悩み・不安をイチから説明しなくてよかったので、スムーズに相談が出来たのも良かったです。

導入の前と後で変わったことと、今後の活用方法について教えてください

川畑：先ほども少し話に出ましたが、出社日数をかなり削減できましたね。以前は他部署の方にお渡しするのに、「この書類が欲しい」と連絡をいただいてから、私が出社し、相手の出社日に受け取ることになるため時間がかかっていたんです。ヒトマワリを導入してから同じシステムから同時に情報を確認できるようになり、業務をかなり効率よくまわせるようになりました。

渡邉：今後の要望みたいなお話になっちゃうのですが、組織編成だったり、こういうレベルの方にはこういう研修を受けて欲しいだったり。“組織を見る“ところから、編成を変える・考えることもできるようになったら嬉しいですね。

中村：今後もご要望に沿えるよう、どんどんアップグレードしていきます！ありがとうございました。

ありがとうございました！