東京都江戸川区を中心に、幅広い世代へ向けた福祉サービスを展開する江寿会。「福祉・介護・教育」をコンセプトに、アゼリーグループとして4つの介護福祉施設と2つの保育園を運営しています。

今回インタビューにお答えくださったのは、担当の諸岡様。人事まわりの管理体制や記録ツールに関しては以前から大きな課題を感じていたとのことで、情報の一元化に向けヒトマワリを導入いただきました。

ヒトマワリ導入のキッカケを教えてください

法人にはパートスタッフなどを含めて約300名（グループ全体約700名）の従業員が在籍しているのですが、一人ひとりの個人情報やキャリア、保有資格などのデータをもっと楽に一括管理できるツールがあればいいなぁと常々考えていました。そこで、新たにタレントマネジメントツールの導入を検討。労務系のクラウドサービス・導入支援を行う企業さんから「御社の抱えている課題を解決するには、ヒトマワリが合うのではないか」とご紹介いただいたことが、ヒトマワリとの出会いに繋がりました。

お話を聞いて驚いたのは、導入後のサポートサービスを無料で対応いただけるということ！タレントマネジメントツールを扱う数ある会社の中からヒトマワリを選んだ一番の決め手がここになります。サポート面に関しては、新たなツールを導入する上で特に不安に感じていたため、「無料のサービスで、本当に対応してくれるのか」「対応してほしい時に中々繋がらない、なんてことはないか」と、かなり重点的に確認させていただきましたが、営業担当の方が真摯に答えてくださったので、安心して導入に踏み切れると感じました。

導入前はどのような課題を感じられていたのですか

例えば雇用契約書は、各事業所ごとで紙に印刷したものをファイリングしていました。必要な時はファイルを取り出して1枚ずつページをめくって…といった手間があり、管理体制を改善したいと思っていました。

また、Excelを用いたパーソナルシートを全事業所で活用していたのですが、正規職員だけでもかなりの数がいますので、一人ひとりの入退職などを細かく管理していく事もかなり骨の折れる作業でしたね。行政への提出書類などは、性別ごとの従業員数など数字で記載する項目も多く、その都度Excelを開いて…という手間も何とかして省きたかったです。

面談の記録ツールも改善したかった事の1つ。以前は、Excel、Word、紙ベース…と、各事業所で書式が異なっていました。Excelベースに統一化させる動きもありましたが中々浸透せず、面談内容や従業員との会話の中で上長が気になった点などをしっかり記録できる新しいツールの必要性を感じていました。

営業担当からは提案から導入までどのようなフォローがありましたか

先程も挙げましたが、まずはこちらが抱いている不安点や疑問点を真摯に受け止め、サービス内容やサポート体制について丁寧にお話いただきました。ヒトマワリはセールス担当とサービス担当が分かれておらず、操作や活用方法で困ったことがあれば営業担当の方が窓口となって対応してくださると聞いて安心しましたね。実際に、メールで質問を送れば程なくして回答いただけますし、すぐに対応が難しい場合にはWebミーティングを設定してくれます。オンラインで画面共有をしながら教えていただけるので、とても助かっています。

また、導入のタイミングでは既存情報の入力を対応いただいた上、使いたい機能の設定なども行っていただきました。スタッフへ向けたパーソナルアンケートも、最初はアンケート項目を全部お渡しして作っていただき、「次は自分たちでも作れるようになろう」「もっと活用していこう」という気持ちになります。

事業所長へのオンラインセミナーを実施いただいたことも、ヒトマワリが導入しやすかったと言えるポイントです。新しいサービスやツールというのは、どうしても管理側のみが楽できるシステムだと誤解されがちです。そこで各現場の事業所長をWebミーティングの形式で集め、私たちの代理として、導入にあたる意図やメリットなどを1時間ほどお話しいただきました。事前にお話する内容も綿密に打ち合わせしていただき、早い段階でサポート体制の手厚さを実感しました。

実際に導入してみていかがでしょうか

ヒトマワリを導入してからは、以前よりも圧倒的に生産効率が上がりましたね。行政への提出書類作成で必要な数値や、パートスタッフの契約更新書類など、様々なデータを帳票にまとめて活用しています。必要な情報をヒトマワリ1本に集約しているので確認や集計に手間がかからず、一つひとつの作業にかける工数も減りました。

面談記録に関しても、全事業所でヒトマワリに統一したことにより、「確かな情報をしっかり残す」「上長が感じたことを事業所内で共有する」という課題をクリアすることができました。「最近、仕事で〇〇さんの成長を感じた」「現場でこんなトラブルがあった」「近頃、体調が優れないようで少し表情が暗い」…など、良いことも悪いこともクラウド上で共有しやすく、従業員へフィードバックを行う際にも細やかな話ができるので助かっています。

あとは、営業担当の方が随時ニーズを取り入れてくださり、カタチにしてくれるのが本当にありがたいですね。「ヒトマワリでこんなことが出来るようにしたい」とお伝えすればその場ですぐに記録して持ち帰り、社内で改良を検討してくださるようで、毎回その対応力に驚かされています。今は、クラウド上で電子署名ができればいいなぁとリクエストを出させていただいています。ヒトマワリさん、ぜひ電子署名機能をお願いします！

今後の活用について

今後は、まず雇用契約の電子化を進めていきたいと考えています。Excelから雇用契約書を印刷して、押印して、事業所と職員にサインをもらって…という一連の流れをヒトマワリの中で完結させたいです。雇用契約以外にも、今あらゆる場所にあらゆるカタチで点在している情報を、ヒトマワリに一本化していこうと思います。

もっとヒトマワリの便利さを事業所長から担当者に卸していくことも今後の新たな課題です。集計・分析機能など、「ヒトマワリでどこまで出来るのか」を共有していく勉強会なども行いながら、「データを取る」という面でもさらに活用していきたいですね。

ありがとうございました！