社会福祉法人 協同の苑は「安心して暮らせる地域づくり」を使命に高齢者と障がい者の方が生活するうえで抱える多様なニーズを支える介護支援事業を展開しています。その始まりは1993年。30年近い法人の歩みの中でなぜヒトマワリの導入が必要になったのか、今後どのように活用していきたいのかを和田様（写真左）と角岡様（写真中央）にお伺いしました。

人事管理システムが必要になった理由を教えてください。

誰が当該業務に就ける要件を満たしているのか約600名の当法人で働く職員全体の資格・研修管理の把握に苦戦していたからです。
私たちが展開している介護事業は資格保有者や研修受講者ではないとつけない仕事も多くあります。ただ、これまでは紙ベースで行っていたため、全体像が把握しきれず「この人はこの資格持っていたはず…」というような状況が生まれていました。
そこで人事管理システムを活用し、一括で管理できるようにしていこうとシステムの導入検討を始めました。

ヒトマワリにした決め手はなんですか。

サポート体制の充実度、シンプルな操作性、カスタム面の自由度の高さに魅力を感じ、ヒトマワリに決めました。
特に、導入だけでなく運用面での不安もあったので最初だけでなく定期的に打合せできたりと、一緒にシステムを構築していけるようなサポートは非常に心強かったです。

また、ヒトマワリはITに不慣れな私たちでも操作しやすい見た目でわかるとっつきやすさがあったので、その点でも運用を想定した際の安心感がありました。研修、資格管理を円滑にするためのアラート機能があるのもコンプライアンスに関わる部分なのでありがたいですね。

今後どのように活用していきたいですか。

今はヒトマワリでどのようなことができるのかをしっかりと理解していっている段階ですが、いずれは職員がスマホで各種申請ができるようにするなど、現場職員、バックオフィス双方の負担軽減にヒトマワリを活かしていきたいと考えています。

「こんな機能があれば嬉しい」というものはありますが、あくまで私たちが運用できる必要があるので、理想を追うのではなくキチンと見極めながら当法人の仕組みとすり合わせていきたいです。

導入後のサポートについて詳しく教えてください。

機能の自由度が高いからこそ、逆にどう扱えばベストなのか分からなくなるときもありますがその都度、清水さんにフォローしてもらっています。レスポンスが早いので、“困ったときにスグ助けてくれる“安心感がありますね。

まだまだ運用にあたって不安もあるので、今後も頼りにしています(笑)

法人として今後目指す姿はなんですか。

職員それぞれのキャリアプランを今は記憶や紙ベースになっているので、データとして可視化したいと思っています。
例えば、「誰がどの研修を受けたか」などをシステムも活用して把握していくことで、職員が望む本来のキャリアを描けるようになると考えています。

また、設立から蓄積している紙のデータもシステムに落とし込み、業務の全体的な効率化も進めていく予定です。

ありがとうございました！