人事管理システムを導入することで、業務の効率化や人的ミスの軽減といったメリットが得られます。

しかし、いざ導入するとなると「自社に必要な機能は何か」「どうやって選べば良いのか」迷う方も多くいるでしょう。

そのような方のために、この記事では人事管理システムの機能から選び方までを詳しく解説します。

1.人事管理システムとは

人事管理システムとは、企業で働く従業員のさまざまな情報を管理するシステムです。
氏名・年齢といった基本情報だけでなく、配属先や給与、評価など幅広い情報をまとめて管理できます。

大企業ではすでに導入しているケースが多いですが、マイナンバー制度が始まってからは中小企業でも活用するケースが増えています。

2.人事管理の仕事内容とは

人事管理の仕事は多岐に渡りますが、大きく分類すると次のようになります。

・採用

・評価

・配置

・育成

・モチベーション管理

自社の従業員が入社してから効率的に仕事をこなしてもらうため、さまざまな業務を行います。
ここからは、人事管理の仕事内容について見てみましょう。

2-1.採用

人事管理の仕事は、自社に適した人材を採用することから始まります。
自社に必要なのはどのような人材で、具体的にどういう業務を任せたいのか、などを細かく分析して最適な人材を採用する仕事です。

そのためには、

・採用計画を立てる

・求人広告や求人票の作成

・応募者の選定

・内定者への連絡や手続き

といった業務を行います。

採用に関連する業務全般が人事管理の仕事となり、応募から採用まで管理します。

求人広告の作成はもちろん、応募者の書類選考や面接なども担当し、最終的に内定を出して入社までサポートするのが採用の仕事です。

2-2.評価

入社した人材については、定期的に評価し管理する必要があります。
適切な評価によって、従業員ごとに最適な仕事を見極め、パフォーマンスを発揮できるポジションに配置できます。

評価にはさまざまな方法がありますが、

・360度評価…1人の従業員に対して複数の従業員が評価

・OKR（Objectives　and　Key　Results）…目標に対してどれくらい達成できたかを評価

を採用する企業が多いです。

評価のポイントは、どの従業員にも公平で基準が明確であることです。

・実績

・成果

・スキル

・能力

・勤務状況

・会社への貢献度

・人間性

上記のような項目ごとに、客観的な評価をまとめます。
定期的に評価をつけていくことで、従業員の成長を明確に記録できます。

2-3.配置

適材適所に人材が配置されていれば、個々のパフォーマンスを最大限に引き出せます。
それぞれが自分の力を最大限に生かせるようになれば、生産性がアップして会社全体が活性化するでしょう。

適材適所に人材を配置するためには、各従業員への理解を深める必要があります。
定期的な評価はもちろん、それぞれの性格や周囲の人との相性も考慮することで、最適なポジションを見極められるためです。

また、これまでの人材配置データを参照することで、どのような人物がどの部署で活躍しやすいかを見極めやすくなります。

2-4.育成

もともとの能力や適性を踏まえ、従業員がより高いパフォーマンスを発揮するための育成を行うのも、人事管理の仕事です。

日常業務で自然と身につくスキルもある一方で、業務外の研修で身につけたスキルや知識が役立つことも多くあります。

従業員の状況に合わせて必要な研修を提供できれば、個々のパフォーマンスを効率的にアップさせることができ、会社全体の生産性も高まります。

育成では、

・OJT（On the Job Training）…先輩や上司が実際に指導しながら業務を身に付ける方法

・Off-JT（Off the Job Training）…実際の業務から離れて勉強する方法

・自己啓発…従業員が自分でスキルアップをめざす方法

などを採用している企業が多いです。

2-5.モチベーション管理

従業員が仕事に対してモチベーションを維持できれば、高いパフォーマンスが期待できます。

しかし、下記のようなさまざまな要因でモチベーションは上下するため、積極的に管理していく必要があります。

・業務内容が自分に合っていない

・人間関係がうまくいかない

・思うような評価を得られない

・仕事へのやりがいを感じられない

モチベーションが下がった状態が続くと、生産性が落ちるだけでなく離職にもつながるため注意が必要です。
下記の方法で、従業員のモチベーションを把握しましょう。

・アンケートの実施

・人事管理との個別チャット

・ストレスチェックテストの実施

自社に合った方法で、従業員のモチベーションをチェックし管理することが大切です。
また、メンター制度や1on1ミーティングを取り入れると、従業員のモチベーションを管理しやすくなります。

3.ダイバーシティの推進には人事管理システムが必須

人事管理はシステムなしでも行えます。
しかし、ある程度の従業員を抱える企業やダイバーシティを推進する企業の場合、システムの導入は必須でしょう。

従業員が増えるほど管理は難しくなりますし、多様な人材が活躍できるようマネジメントするには、従業員のあらゆる情報をまとめて管理する必要があるからです。

特に近年では、「仕事とプライベートのバランスを重視したい」「自分が持つ個性を仕事に生かしたい」と考える従業員が多くなっています。

従来のような画一的な人事管理では、対応しきれなくなっているため、多くの情報を一元管理できるシステムが必要とされているのです。

『ヒトマワリ』は、データ分析や評価システム、組織図シミュレーション、アンケート機能などが使える人事管理システムです。
ダイバーシティ推進に必要な幅広い機能を備えているため、戦略的な人事施策を実行できます。
効率的かつ戦略的に人事管理をするなら、『ヒトマワリ』の活用がおすすめです。

4.人事管理システム導入のメリット

人事管理システムを導入するメリットは、主に下記の5つです。

1.人事業務の効率化

2.適材適所の人員配置

3.法律改正に伴う制度変更への対応

4.セキュリティの強化

5.人的ミスの軽減

それぞれ詳しく見てみましょう。

4-1.人事業務の効率化

人事関連のデータをシステムに集約させることで、さまざまな人事業務を効率化できます。
一元管理ができれば入力作業を減らせますし、照合作業や確認作業にも時間を取られずに済みます。

また、人事部はもちろん各部署の管理職や経営陣との情報共有も簡単になるため、業務効率化に有効です。

経理などの既存システムと連携させれば、給与計算や経費精算も効率化し、さらなる業務効率化が見込めます。

4-2.適材適所の人員配置

適材適所への人員配置のポイントは、客観的かつ多角的な視点で判断することです。
人事管理システムを導入すると、全従業員のあらゆる情報を一カ所で管理できます。

業務の適性だけなく、部署やチームの相性なども含めた多角的な分析や評価がしやすくなり、適材適所の人員配置が実現します。

評価がそれぞれ可視化され、誰が見ても分かる状態になるため、人員評価の透明性の確保にもつながるでしょう。
評価の透明性が担保されれば、納得感を与えられますし、努力の方向性も見えやすくなります。

4-3.法律改正に伴う制度変更への対応

人事管理システムは、法律の改正にあわせてアップデートされるものが多いです。

本来なら自分で法改正について調べて管理方法などを修正する必要がありますが、システムが自動的にアップデートされれば、法律改正を見落とす心配もありません。

常に最新の法律に沿った体制で運営できれば、コンプライアンス違反のリスクを低減できます。

4-4.セキュリティの強化

従業員の個人情報を特に多く取り扱う人事管理では、セキュリティ対策も重要です。
個人情報だけでなく評価などの情報も多く抱えるため、社外はもちろん、社内であっても情報漏えいは許されません。

その点、人事管理システムならばアクセスできる人を制限したり、アクセスログを確認したりできるためセキュリティを強化できます。

4-5.人的ミスの軽減

作業が多くなるほど、人的ミスは多くなります。
人的ミスを軽減するためには、なるべく情報を一元化して入力などの作業を減らすことが有効です。

また、なるべく人の手による作業や確認を減らし、自動化することで人的ミスは大幅に減らせます。

人事管理システムを導入することで、入力作業が減り自動化できる作業が多くなれば、人的ミスによるさまざまなリスクを軽減できます。

経理システムなどのシステムとも連携させれば、より一層人的ミスを減らし、業務効率が高まるでしょう。

人事管理システムを選ぶためのポイントとチェックシートはこちらから「人事管理システムを選ぶポイントと2つのチェックシート」資料をダウンロードできます。

5.人事管理システム導入のデメリット

人事管理システムの導入にはさまざまなメリットがありますが、デメリットがあることも知っておくべきです。

・目的を明確化せずに導入すると効果が出にくい

・導入の手間とコストがかかる

・セキュリティの不安がある

上記の主なデメリットの内容を押さえ、人事管理システムを有効利用するために役立てましょう。

5-1.目的を明確化せずに導入すると効果が出にくい

人事管理システムにはさまざまな機能があります。
システムによって強みや使える機能に違いがあるため、導入する目的は明確にしておきましょう。

目的が曖昧な状態で導入してしまうと、「必要な機能がなくて目的を達成できない」「不要な機能ばかりで費用対効果が合わない」といった事態を回避できます。

・十分な効果を発揮させるためにも、どんな目的で導入するのか

・どういう機能が必要なのか

・各機能の優先順位

を明確にすることが重要です。

5-2.導入の手間とコストがかかる

システム導入時の初期設定は、どうしても手間がかかります。

人事管理は情報を多く取り扱うため、これらの情報を取り込むことはもちろん、自社ならではの勤怠ルールや承認経路などを設定しなければならないためです。
この手間を踏まえて、スケジュールに余裕を持たせた導入計画を立てる必要があります。

また、導入に際してコストも発生します。
予算に見合ったコストであるかを、事前に確認しておきましょう。

特に、自社ならではの環境を構築する「オンプレミス型」のシステムを使う場合、コストが高くなりがちなので注意が必要です。

オンプレミス型はカスタマイズ性に富んでいるため、自社が使いやすいように設定できることがメリットですが、コストを抑えるなら「クラウド型」がおすすめです。

5-3.セキュリティの不安がある

人事管理システムで情報を管理するとなると、セキュリティ面の不安も出てきます。
クラウド型の場合、インターネット上にデータを集約するため、システムを選ぶ際はセキュリティ体制を確認することが重要です。

具体的には、

・通信暗号

・アクセス制御の有無

・アクセスログの管理

・ファイアウォール

などをチェックしましょう。

6.人事管理システムの種類と機能

人事管理システムには、6つの種類と機能があります。

・採用管理システム

・人事評価システム

・勤怠管理システム

・労務管理システム

・給与計算システム

・タレントマネジメントシステム

それぞれの種類と機能について知っておくことで、自社が優先して導入したいものがどれなのかを把握しやすくなります。

6-1.採用管理システム

従業員を採用する際のさまざまなステップをまとめて管理するのが、採用管理システムです。
求人広告や求人票の作成はもちろん、応募者とのやりとりもシステム上で進められます。

具体的には、

・求人広告や求人票の作成

・応募者の情報管理

・応募者とメールのやり取り

・進捗管理

などです。

求人広告は複数媒体に掲載していても一括で管理できるため、業務を効率化し、面接などのより重要な業務に時間を割けることがメリットです。

さらに、選考通過率を含めた分析レポートの作成もでき、次の採用に役立てることもできます。

6-2.人事評価システム

従業員の評価を含め、それぞれの目標設定や達成率などを管理できるのが、人事評価システムです。
個人の目標設定や自己評価だけでなく、上司や同僚からの評価もまとめて管理できます。

また、評価基準の設定や評価機能、面談シートの作成などもシステム上でできるため、公平で客観性がある評価ができる点もメリットです。

6-3.勤怠管理システム

出勤時間や退勤時間、休暇などを管理できる勤怠管理システムを使うことで、効率的に従業員の勤怠を管理できます。

今までタイムカードで打刻などを行っていた場合、打刻情報の集計・入力作業を省けるため、従業員の業務負担軽減につながります。
勤怠管理システム上でシフト作成も行えるため、残業時間の計算も効率的です。

加えて、給与計算システムと連携すれば給与が自動的に算出されるため、業務効率化を実現できるでしょう。

6-4.労務管理システム

社会保険の手続きやマイナンバー管理などを行うのが、労務管理システムです。
雇用契約書や秘密保持誓約書など、勤務に際して必要な契約書の作成も可能で、労務関連のさまざまな業務をカバーしています。

6-5.給与計算システム

給与計算システムでは、従業員の給与を計算し、明細書の発行などを行います。
勤怠管理機能や他のサービスと連携できるシステムであれば、より一層業務効率化を見込めるでしょう。

勤怠管理だけでなく、労務管理や人事管理まで一括で行えるシステムもあります。

6-6.タレントマネジメントシステム

従業員一人ひとりの能力やスキル、経験などを管理するのが、タレントマネジメントシステムです。

能力やスキル、経験をもとに適切な育成や配置を行う際に役立ちます。
タレントマネジメントシステムでは、情報の管理だけでなくデータ分析やスコアリングも可能です。

さまざまなデータを可視化することで、各従業員の能力やスキルを生かしやすくなります。

7.人事管理システムの選び方

人事管理システムを導入する際は、自社に適したものを選ぶことが重要です。

・目的を実現できる機能が搭載されている

・自社に適したシステム形態

・見やすくて使いやすい

・既存システムと連携できる

・十分なセキュリティ対策が取られている

・予算に応じたコスト

・サポート体制が充実している

上記7つの選び方について、それぞれ見てみましょう。

7-1.目的を実現できる機能が搭載されている

人事管理システムの導入で、何を実現したいのか、目的に見合ったシステムを導入しましょう。
人事管理システムと一口に言っても機能は多岐に渡るため、自社の目的に合った使い方ができるシステムを選ぶことが大切です。

既存システムとの連携が可能かどうかも、確認しておきましょう。

7-2.自社に適したシステム形態

システム形態は「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類です。
メリット・デメリットがあるので、それぞれの特徴を踏まえて自社に適した形態を選びましょう。

オンプレミス型は自社内でシステムを開発・構築する形態です。
カスタマイズしやすくセキュリティ面が強い点がメリットな反面、システム構築に時間がかかり、初期費用などが高くなりやすい点に注意する必要があります。

クラウド型は、オンライン上にあるシステムを利用する形態です。
オンプレミス型より安価で、導入後すぐに運用できます。アップデートにも対応できるため、近年はクラウド型が主流となっています。

一方、既存サービスを利用するためオンプレミス型と比べるとカスタマイズ性は劣ります。
また、セキュリティの高さもシステムによって異なるため、システムを選ぶ際は注意が必要です。

7-3.見やすくて使いやすい

せっかく人事管理システムを導入しても、使いこなせなければ想定した成果は得られません。

したがって、システム選びでは画面の見やすさ、使いやすさが重要なチェックポイントとなります。

機能が多いシステムほど画面表示も複雑になりがちですが、シンプルな表示で一目見てすぐに操作が分かるようなシステムであれば、スムーズに取り入れられるでしょう。

使いやすいかどうかは実際に操作してみないと分からない部分なので、無料のお試しプランなどを利用して、実際に使ってみることが大切です。

7-4.既存システムと連携できる

既存システムとの連携が可能であれば、新しく導入する人事管理システムは、より効率的に運用できるはずです。

これから導入予定のシステムとの連携を考えている場合は、既存システムとの連携が可能かどうかもチェックしておきましょう。

7-5.十分なセキュリティ対策が取られている

人事管理システムは、従業員の個人情報を多く取り扱うため、セキュリティ体制の確認も欠かせません。

ほとんどのシステムは、暗号化などのセキュリティ対策をしていますが、自社にとって、適切な水準に達しているかどうかも見極める必要があります。

自社が定めるセキュリティの基準と照らし合わせ、問題ないレベルの対策を講じているシステムであれば、導入後も安心して使えるでしょう。

7-6.予算に応じたコスト

一般的に人事管理システムの導入には、初期費用だけでなく、毎月運用コストがかかります。

そこで、予算に応じたコストで利用できるかどうかも必ずチェックしておきましょう。
運用コストでは、従業員の人数によって料金が変動する方法と、ライセンスごとに課金される方法があります。

会社の規模や使い方によって適したプランが異なるため、自社の予算に合ったコストで使えるシステムを選びましょう。

7-7.サポート体制が充実している

サポート体制が充実していれば、万が一システムでトラブルが発生しても対処しやすくなります。
迅速に対応してくれる体制が整っていれば、緊急性の高いトラブルでも大ごとになる前に対処できます。

チェックが抜けがちなサポート体制ですが、システム提供会社によって内容が異なるため、必ずチェックしておきましょう。

サポート体制で選ぶなら、カスタマーサクセスチームによるフォローアップで、ストレスなくシステムが使える『ヒトマワリ』がおすすめです。

『ヒトマワリ』では、営業担当者が導入後の運用サポートも一貫して行うため、手厚いサポートが受けられます。
自社に合った方法で運用できるため、初めて人事管理システムを導入する企業にもおすすめです。

8.人事管理システム『ヒトマワリ』でできること

人事管理システム『ヒトマワリ』は、クラウド型の戦略人事システムです。
導入サポートや初期費用は0円、月額費用は1万円（税別）～と、手ごろな価格設定で提供しています。
ここからは、ヒトマワリで使える機能についてご紹介します。

8-1.人事管理

メインとなる人事管理では、従業員一人ひとりの個人情報はもちろん、勤怠や異動履歴、評価履歴、資格取得履歴など、幅広い情報を管理できます。

履歴や評価などがタブ分けされており、幅広い情報を集約しながらも、シンプルな画面で直感的に操作できる点が特徴です。
項目は自由にカスタマイズできるため、自社に合った方法で管理できます。

8-2.データ分析

人事管理機能に保存されたデータをもとに、さまざまな角度からデータ分析が可能です。

正社員比率や平均年齢のほか、有給取得率などもすぐに算出でき、手軽にアウトプットできます。専門的なスキルがなくても簡単に分析できるため、迅速に経営や人事戦略の意思決定ができるでしょう。

8-3.組織図シミュレーション

人事管理機能で登録したデータを使い、会社の組織図を顔写真や基本的な情報つきで作成できます。
誰がどの部署で働いているのかをリアルタイムで把握できるだけでなく、分析機能を活用すれば隠れた課題も見えてくるでしょう。

また、人事管理機能に登録された最新のデータにもとづいたシミュレーションも可能なため、配置転換なども検討しやすくなります。

8-4.各種申請

各種申請機能を使うと、従業員ごとにマイページが用意されているため、それぞれが個人情報の変更手続きや異動希望申請などを行えます。
従業員の申請を承認するだけで最新情報に更新できるので、作業負担の軽減につながります。

住所や所有資格などの基本的な情報の変更はもちろん、独自で申請項目を設定できるため、会社の環境に合わせた使い方が可能です。

8-5.評価

自己評価から上長、人事部からの評価をまとめて管理できる機能です。
ワークフローでの評価の進捗状況も確認でき、評価結果は従業員ごとに保存・蓄積されます。

現在会社で使っている評価シートを、システム上で再現して使うことも可能です。

8-6.社内アンケート

従業員満足度などの基本的な社内アンケートのほか、匿名でのアンケートも作成できる機能です。

アンケート結果は自動で集計され、グラフなどの可視性に優れた方法で表示されます。
記名式アンケートの場合は、各従業員の情報と紐付けられるため、必要な時にすぐに取り出せます。

8-7.帳票出力

雇用契約書や労働者名簿、スキルシート、辞令などは、一度テンプレート登録をしておけば、いつでも欲しい帳票を出力できます。

テンプレートは自由に作成できるので、自社ならではのフォーマットを使えることも特徴です。

人事管理システムの機能や料金を比較したい方は「タレントマネジメントシステム徹底比較！ 選定ポイントや目的別の選び方[1] 」をご覧ください。

9.まとめ

人事管理の業務は幅広い上に、さまざまな個人情報を多数扱います。
人事管理システムを導入すると、情報が集約されて業務効率がアップするほか、入力作業が減ることによって人的ミスを減らす効果も期待できます。

さまざまな人事管理システムがありますが、自社に合う機能を搭載していて操作性に優れているものを選ぶと、より業務効率が高まるでしょう。

人事管理システムを導入するなら、サポート体制が充実していてコストパフォーマンスの優れた『ヒトマワリ』もぜひご検討ください。