「アナログやエクセルで情報を管理するのはもう限界」
「どの情報が最新のものかわからない」

従業員が増え、上記のように情報管理にお困りの方は、タレントマネジメントを試してみるとよいかもしれません。業務の効率化・従業員のモチベーションアップにもつながります。

【本記事でわかること】

・タレントマネジメントの概要

・タレントマネジメントのメリットとデメリット

・タレントマネジメントシステムの活用事例

最後まで読めば、導入すべきシステムのタイプもわかります。ぜひ参考にしてください。

1.タレントマネジメントとは

タレントマネジメントとは、従業員のスキルや個性などの情報を一元管理することで、戦略的に人事施策を行う取り組みです。

登録した情報をもとに人材の配置や育成を行うため、従業員のパフォーマンス向上・企業の経営目標達成・業績向上を目指せます。

2.タレントマネジメントを実施するメリット

タレントマネジメントを実施すると、下記の6つのメリットが期待できます。

・採用のミスマッチを防止できる

・適材適所の配置ができる

・埋もれている人材を発掘できる

・材育成が活性化する

・従業員エンゲージメントが高まる

・迅速に事業展開できる

それぞれのメリットについて、具体的に解説します。

2-1.採用のミスマッチを防止できる

タレントマネジメントを活用できれば、採用のミスマッチ防止につながります。

優秀な従業員に共通するスキルや行動の特徴が可視化されるため、募集ポジションの人材要件が明確になり、ミスマッチが起こりにくくなります。
ミスマッチを防止できれば、採用コストの削減にも役立つでしょう。

2-2.適材適所の配置ができる

タレントマネジメントでは従業員のスキルや能力、業務経験、勤怠状況、評価、行動特性といったあらゆる情報を一元管理します。
組織全体のバランスを見ながら、多角的な視点で考えられるようになるため、適材適所の配置が可能です。

適材適所の配置を実現できれば、従業員がパフォーマンスを最大限発揮できるようになり、生産性も向上します。

2-3.埋もれている人材を発掘できる

タレントマネジメントは、埋もれている人材の発掘にも役立ちます。

変化に合わせて従業員情報を更新することで、常に正しい情報を把握できます。
また、要件の設定を工夫すれば、リーダーシップや協調性といった測定しづらい能力も把握できるため、埋もれていた人材の発掘も可能です。

プロジェクトに向いている人材や、幹部候補となる人材も発掘できるため、従業員と企業の双方が成長するきっかけになるでしょう。

2-4.人材育成が活性化する

タレントマネジメントを活用すれば、人材育成が活性化します。

というのも、個人の能力や適性などの特徴に応じて、実践的な育成プログラムを作成できるためです。

さらに、自分の秀でている点と不足している点を自覚できるため、成長スピードも早くなるでしょう。

2-5.従業員エンゲージメントが高まる

適材適所へ従業員を配置できれば、従業員のエンゲージメントが高まります。

従業員のメリット	企業のメリット
・働きがいを感じられる ・能力が向上する	・従業員一人あたりの企業への貢献度が上がる ・離職率が下がる

働く喜びややりがいを感じられ、従業員にも企業にも大きなメリットが生まれます。

2-6.迅速に事業展開できる

ビジネス環境が目まぐるしく変わる現代では、新プロジェクトや新規事業の立ち上げに時間をかける余裕はありません。

タレントマネジメントを活用すれば、全従業員のあらゆる情報をもとに、リーダー候補や必要なスキルを持つ人材をすぐに検索できます。
最適な人員配置をスムーズに行えるため、迅速な事業展開が可能です。

3.タレントマネジメントを実施するデメリット

タレントマネジメントには、以下のようなデメリットもあります。

・実施目的をイメージしづらい

・理解してもらう必要がある

・人材情報の収集・管理が大変

・人材情報を活用しきれない

では、具体的な内容を見ていきましょう。

3-1.実施目的をイメージしづらい

タレントマネジメントを正しく理解している人は少ないです。
そのため「なぜ実施するのか」イメージが湧きにくく、従業員の間でタレントマネジメントが浸透するまでに時間がかかる可能性があります。

施策の必要性や意義が分からなければ、従業員の協力は得られないでしょう。

3-2.理解してもらう必要がある

タレントマネジメントでは従業員のスキルや個性を管理するため、中には不快感を示す人もいるでしょう。

従業員がストレスなく働くためにも、タレントマネジメントを導入する際は、従業員にしっかりと説明して理解を得る必要があります。

3-3.人材情報の収集・管理が大変

人材の情報がなければタレントマネジメントは成り立ちません。しかし、人材情報の収集・管理には難しい点があります。

「どのような情報が必要なのか」「誰が情報を集めるのか」「どのように情報を管理するのか」を定め、集まった情報を正確に管理することが大切です。

3-4.人材情報を活用しきれない

人材情報をうまく収集・管理できたとしても、活用できなければ意味がありません。

情報を活用するためには、人材情報を分析し課題を可視化することが大切です。しかし、「情報を収集するだけで精一杯」「分析に時間がかかる」という状態に陥る可能性があります。

4.タレントマネジメントシステムとは

タレントマネジメントシステムとは、その名の通りタレントマネジメントをサポートするためのツールで、以下の作業が可能です。

・プロフィール検索 ・スキル検索 ・レポート ・分析 ・育成計画 ・コンピテンシー管理 ・後継者管理 ・目標管理

集まった情報を正確に管理し、時間がかかる作業も任せられるため「タレントマネジメントに人員を割けない」という企業でも簡単に導入できます。

人材情報をきちんと活用したい方は、タレントマネジメントシステムの導入をご検討ください。

5.タレントマネジメントシステムを導入するメリット

多くの作業を担うタレントマネジメントシステムは、どのようなメリットを生むのでしょうか。

・人事業務を効率化できる

・評価の公平性・透明性が担保される

・計画的に人材育成を進められる

3つのメリットについて解説します。

5-1.人事業務を効率化できる

従業員の情報は、タレントマネジメントシステムで一元管理・可視化できるため、組織全体に共有が可能です。

必要な情報をすぐに検索・共有できるため、人事業務の負担が減り、業務効率化につながります。

【具体例】

・他部署の社員から頼まれた資料を、わざわざ持っていく必要がない

・在宅ワークの場合、情報整理のために出社する必要がなくなる

5-2.評価の公平性・透明性が担保される

システムに登録された評価をもとに人材の配置・マネジメントを行うため、公平性・透明性が保たれた人事評価につながります。

【具体例】

・上司の勘や経験に頼る人事がなくなり、公平性が保たれる

・従業員が取得している資格情報を確認でき、評価がわかりやすい

5-3.計画的に人材育成を進められる

従業員それぞれの経歴やスキルがシステムに登録されているため、情報をもとに適切な育成計画をたてられます。

異動先でも育成データのスムーズな引き継ぎが可能なため、不適切・不必要な指導・教育の発生を防げるでしょう。

【具体例】

・幹部候補を把握できるため、集中して早期育成できる

・取得している資格を参考に、将来の配属部署を考慮できる

6.タレントマネジメントシステムを導入するデメリット

タレントマネジメントシステム導入のデメリットは3つです。

・導入コストがかかる

・正確なデータが集まらないことがある

・制度の見直しが必要になることもある

具体的に解説します。

6-1.導入コストがかかる

タレントマネジメントシステム導入には、コストがかかります。
一般的に多機能なほど料金は高くなるため、必要な機能だけがついているものを選んでください。

使いこなせれば便利ですが、必要のない機能までついているとコストパフォーマンスが下がってしまいます。

6-2.正確なデータが集まらないことがある

正確なデータを集めるためには、従業員のシステムに対する正しい理解が必要です。
従業員が「なぜ自分の情報を収集されているのか」がわからなければ、適切でないデータを提出される可能性があります。

6-3.制度の見直しが必要になることもある

従来の人事制度とタレントマネジメントシステムをうまくかみ合わせなければ、システムを導入したところで活用はできません。

しかし、制度見直しの際には下記のようなマイナス効果を生む可能性があります。

・制度の見直しによる混乱を招く可能性がある

・何のために導入したのかわからなければ、かえって従業員のモチベーションを下げる可能性がある

企業の制度とシステムがうまくマッチしない場合は、制度の見直しが必要になる可能性があると理解しておきましょう。

以上、3つのデメリットを解消するためには、従業員全体が、タレントマネジメントシステムについて理解する必要があります。
システム導入を検討中の方は、理解を求める姿勢を忘れないでください。

7.タレントマネジメントシステムの種類

メリット・デメリットを考慮したうえで、タレントマネジメントシステムの導入を進めたい方は、4つのシステムの種類を理解しておきましょう。

・多目的タイプ

・人事評価に強みのあるタイプ

・目標管理に強みのあるタイプ

・人材活用に強みのあるタイプ

「なぜシステムを導入するのか」を再確認し、目的の応じたタイプを導入することが重要です。

7-1.多目的タイプ

多目的タイプなら、評価・育成・活用などすべてのステップで活躍します。
将来的に活用範囲を広げたい・人材に関する課題が大きいと考える企業におすすめです。

7-2.人事評価に強みのあるタイプ

評価業務のサポートに特化したタイプです。
紙やエクセルでの運用やテレワーク対応、評価の公平性を担保したい企業などにおすすめです。

7-3.目標管理に強みのあるタイプ

従業員それぞれが設定した目標をまとめて管理できるため、人材育成に力を入れたい企業におすすめです。

7-4.人材活用に強みのあるタイプ

従業員のスキルや経験をもとに、適材適所の人員を配置したい企業におすすめです。
プロジェクトリーダーを決める際や、新規事業に取り組む際のスタッフ候補を決める際に活用できます。

8.タレントマネジメントシステムの導入事例

最後に、多目的タイプのタレントマネジメントシステム「ヒトマワリ」を導入した企業の事例を5つご紹介します。

・株式会社ラウンドワン

・社会福祉法人協同の苑

・社会福祉法人みささぎ会

・株式会社FCE Holdings

・株式会社ひらまつ

従業員数やシステム導入前後の声を紹介するので、ぜひ参考にしてください。

8-1.株式会社ラウンドワン

株式会社ラウンドワンは、ボウリング・カラオケ・スポッチャで有名な大阪府の企業です。国内外で約150店舗を有する大企業で、ヒトマワリが活躍しています。

【システム導入の理由】

・アナログな方法で管理しており、適切な評価や人材育成の実現が課題だったため

・企業全体の人事評価業務をするには難しい環境だったため

【システム導入後の展望】

・評価制度のシステム化

・ワークフローの組み込み

【システムに対する感想】

・機能が使いやすい

・運用初期段階から活用できるイメージがわいた

8-2.社会福祉法人協同の苑

従業員の数は約600名を抱える社会福祉法人協同の苑は、兵庫県神戸市で30年近く特別養護老人ホームの運営を続けています。

【システム導入の理由】

・すべてをアナログで管理しており、誰が何の資格を持っているのかわからなくなってしまったため

・介護事業では資格保有者しか担当できない仕事があり、全体を把握する必要があるから

【システム導入後の展望】

・職員がスマホで各種申請できるシステムを作る

・現場職員・バックオフィス双方の負担を軽減させる

【システムに対する感想】

・定期的に打合せできるのが助かる

・ITに不慣れでも操作しやすく、とっつきやすい

8-3.社会福祉法人みささぎ会

大阪府で介護サービス事業を展開する社会福祉法人みささぎ会には、約350名のスタッフが在籍しています。

【システム導入の理由】

・各拠点でエクセルに情報を入力・紙ベースで保管しており、最新情報がわからなかったため

・情報の更新が滞り、正しい情報がつかみづらかったため

【システム導入後の展望】

・人事評価制度をリニューアルする

・全体的な事務作業の効率化を目指す

【システムに対する感想】

・スピーディに柔軟にサポートしてくれる

・月に1回のミーティングでさまざまなニーズに応えてくれる

8-4.株式会社FCE Holdings

教育・研修事業や出版事業を行う株式会社FCE Holdingsは、従業員が100名を超える企業です。

【システム導入の理由】

・従業員数が増え、エクセルでの管理に限界を感じたため

・ほしい情報を持っている人が他部署におり、情報をタイムリーに受け取れない体制だったため

【システム導入後の実例】

・入社関係のワークフローでは紙の書類がなくなり、管理が楽になった

・「ほしい」と言われたデータをすぐに渡せるので、負担が減った

【システムに対する感想】

・導入後も担当の営業がサポートしてくれるので安心かつスムーズ

・システムに関する不明点や要望をすぐに話せる

8-5.株式会社ひらまつ

高級レストランを全国展開する株式会社ひらまつの従業員は、約650名にのぼります。

【システム導入の理由】

・人材情報を管理できていなかったため

・情報がバラバラな状態だったため

【システム導入後の実例】

・誰がどこの所属なのか、組織図の整理ができた

・社員のリアルを知るため、新入社員向けのアンケート機能を活用した

【システムに対する感想】

・月額費用の中にサポート費用も含まれているのがよい

・月一のサポートが助かる

9.まとめ

タレントマネジメントシステム導入にあたっては、デメリットも考慮しなくてはいけません。しかし、システムの導入による恩恵が大きいこともわかりました。

・システムを導入すると仕事の効率化がはかれる

・人材育成がスムーズになる

・無駄がなくなり、他の仕事に時間が使える

上記のような未来を作るためにも、タレントマネジメントシステムの導入に悩んでいる方は、一度資料請求してみてはいかがでしょうか。

ヒトマワリは、一目でみやすい操作画面・万全のサポート体制で「システムの導入って難しそう」という方にもご好評いただいています。導入にあたって不明点がある方も、お気軽にご相談ください。