人材情報の管理とは？

人材データベースの導入は、
管理という局面と、育成・運用と言う局面があると思います。
今回は、なぜ人材データベースを構築するのか？から導入に至る注意点までをご紹介します。

人材データベースとは何か？

Excelや紙などで保管されている、情報管理ではなく、
従業員の情報を一元化した状態のことを言います。
基本的な住所などの情報のほかに、
スキルや面談記録、その従業員の志向性などのデータも管理されています。
従業員の能力や相性等によって
採用・教育・配置を効率化し、さらなるビジネスの拡大を目指します。

何故人材データベースを構築するのか？

持論としてはどの企業様も
自社にお金を払ってくれる相手の情報や
その見込みの企業の情報は
「顧客管理システム」で徹底的に管理していると思います。

「打ち合わせの記録」「決裁ルート」
個人のお客様が相手であれば「趣味」とか「志向」等が挙げられます。
その情報を元に自社のサービスや商品をどうやって導入して頂くか？を
担当者全員で共有し対策を立て
アクションを起こせるように準備していると思います。

では何故「お金を生む人」に対して同じことをしないのか？を考えるとわかりやすいでしょう。
「打ち合わせの記録」＝「面談の記録」
「決裁ルート」＝「志向性」等が定性的な情報です。
「成績」「数値化したスキル」等の定量的情報の両面から、
マネージメント側が個々の特性を生かし
数値的なウィークポイントを理解しつつ、
マネージメントを進めることが出来るようになります。

一例ですが、
商談もマネージメントも最も大事なことは
「フィードバック」ではないでしょうか？
商品のセールスではお客様の要望には必ず
出来る出来ないのフィードバックをして選んでもらうように、
従業員に対してもきちんと会社が
従業員の要望に出来るか出来ないかを答えることが大切です。

企業の考え方とのギャップを伝えカルチャーマッチを図っていくことは
「お金をくれる人」を管理するシステムと同じぐらい
「お金を生む人」を管理することは大切だと思うので、
人材データベースの構築はそのまず一歩としてお勧めです。

人材データベースに入力すべき情報

最終的には、
対象の従業員に対して
企業が知りえることが出来る情報全てが答えなのですが、
段階的に入力していくことが大切です。
今回は一例をご紹介いたします。

●基本属性
名前や生年月日、性別、住所等
基本情報は必須と言えると思います。
その他最終学歴等の入社前の学歴、
職歴情報、家族情報や緊急連絡先などの
入社時に収集する情報は 必須情報と言えると思います。

●履歴情報や実績の情報
異動履歴や資格取得履歴、
役職の変更履歴等は必須として、
上長の変更履歴なども残しておくとよいと思います。
ヒトマワリではそのほかにも様々な履歴情報を残すことが可能です。
また実績の情報も残しておくことで、
教育や昇降格の判断に使用して頂けます。

●勤怠・給与の情報
勤怠の情報は、
残業時間や遅刻の回数などを一目で集計するためにも
残しておくとよいでしょう。
また給与情報に関しては、
推移等を見ながら経営の判断に利用するために使えますので
入力をお勧めしています。

●スキル・資格
従業員が保有しているスキルや資格の把握は、
今後の育成のためにも大切です。
その情報を把握することで
人材の能力に適した育成や、パフォーマンスを発揮できるような配置を行えます。
スキルや資格情報を把握していないと人材の長所を活かせないので、
企業と従業員どちらもデメリットでしかありません。
適切な業務を可能にするためには
人材の能力の管理をしていきましょう。

●定性的な情報の蓄積
１on１等の面談の履歴情報も残しておくとよいと思います。
面談の履歴を残しておくことで、
従業員の志向性の変化や
定性的な成長を確認することが出来る様になります。
実績などと照らし合わせて行くことで、
この後のマネージメントに生かしていくことが出来ます。
アンケートの履歴も同様に管理しておくとよいでしょう。
そのほか適性検査の情報なども入力しておくことをお勧めしています。

導入前の注意点

・サービス購入前に“情報を入れますよ”は危険
※情報を入れる労力を考えると他を選びづらくなってしまい妥協が生まれてしまいます。
・目的を明確にする、一元化して情報を何に活用していくのか？を整理する
・入力する情報を分ける前に、何処にどんな理由で何の情報が入っているのか？を整理する
・導入後にどのような情報の受け渡しをするのかあらかじめイメージをつけておく

導入後の注意点

・今ある情報と今後入力したい情報を分けてまずは考える
・入力の優先順位を話し合う（サービス担当がいる場合はご相談頂くことが一番！）
・１日に導入作業としてシステムを触る時間を設定する
・無理のない導入スケジュールを設定する

まとめ

人事に関するDX化のスタートは人材データベースの構築です。
先ずは専門家に相談しましょう！
ヒトマワリでは自社のプロダクトの導入に拘らず専門家が無償で導入前のコンサルティングを実施しています。
検討の結果他社サービスをお勧めすることも実際にあるので、お客様から驚かれます。