人事システムとは、人事情報を一括して管理するシステムのことです。

紙やExcelでの管理に限界を感じたことをきっかけに、業務の効率化を期待できる人事システムの導入を検討している企業が増えています。

ただ、人事システムの導入にはどのくらいの費用がかかるのか、長期的に見て必要なコストなのか、気になる企業は多いでしょう。

今回は、人事システムの費用相場を、タイプ別に紹介します。

費用以外に考慮すべき要素なども紹介するので、人事システムの費用や選び方を知りたい人事担当者様や経理担当者様は、ぜひチェックしてみてくださいね。

1.人事管理システムとは？

人事管理システムとは、企業や組織の目的を達成するために、従業員データを一元的に管理するためのシステムです。

従来は紙やExcelで処理していましたが、効率化の観点から多くの企業で人事管理システムが導入されるようになりました。

人事管理システムで管理できる人事業務には、採用管理や人事評価、勤怠管理、さらには給与計算や人事情報などが含まれます。

データ入力や複雑な計算の自動化、さらにはデータの分析機能による人事戦略に関する意思決定をサポートする機能も含まれ、人事業務の効率アップに貢献してくれるでしょう。

1-1.人事管理システムで解決できる課題

人事管理システムでは、情報収集や書類の配布、回収に手間がかかりません。

人事情報を一元的に管理できるため、紙の書類やExcelデータ、メールや郵送を活用した人事管理業務の以下のような課題を解決することができます。

● 手続きにかかる工数の多さ（情報収集、書類の回収・配布・確認）

● 人事情報の更新・変更作業の手間（結婚、異動など）

● 人事評価にかかる時間

● 人事評価の精度のばらつき

人事管理システムの導入は、従来のやり方よりも時間や工数を短縮できるのがメリットです。

さらに、人事情報をまとめて管理することで、「人事業務管理のやり方はある特定の人しか分からない」といった状態を防げるようになるはずでしょう。

1-2.人事管理システムの主な機能

人事管理システムには、主に以下のような機能があります。

労務管理：​​入退社手続きや年末調整、雇用契約書の作成や締結

勤怠管理：従業員の出退勤の記録（労働時間、休暇の申請管理と工数管理、シフト管理）

給与計算：従業員の給与を自動計算（残業代、所得税、年末調整）

人事評価とタレントマネジメント：従業員のスキルを把握し適材適所への人員配置

採用管理：募集から採用までの業務（求人票の作成、エントリー管理、採用計画、進捗管理）

ただ、選択する製品や形態、利用人数などにより付属する機能は異なるため注意が必要です。

自社ではどの業務の効率化を重視しているのか、これまで最も時間がかかっていた業務はどれなのか、といったことから、人事管理システムを選びしましょう。

2.人事管理システムの費用相場

人事管理システムの費用は、一概にいくらとは言い切れません。

というのも、人事管理システムには、大きく分けてオンプレミスとクラウドという2つの形態があり、初期費用と月額費用がそれぞれ異なるからです。

初期費用だけ見るのではなく、ランニングコストも考慮しながら、企業に合った人事管理システムを導入する必要があるでしょう。

2-1.導入形態別の費用相場

人事管理システムには、主な形態としてクラウド型とオンプレミス型の2つがあります。

それぞれ料金形態が異なり、初期費用が高いのがオンプレミス型、初期費用は安いけれども月額費用がかかってくるのがクラウド型です。

	クラウド型	オンプレミス型
初期費用	0～50万円程度	100万円～
月額費用	1ユーザー単位：300円～800円 1契約単位：2000円～7万円	なし
保守費用	月額基本料金に含まれる	年間保守契約を結び、毎年支払う

オンプレミスとクラウドの大きな違いは、IT機器やリソースを自社で保有、調達するか否かという点です。

オンプレミスは、基本的に自社リソースで自社システムを構築、運用する形態になります。

社内のサーバーを利用してシステムを構築するため、自社の業務や雇用形態に合わせたシステムを作ることができるのが特徴です。

初期費用が高くなるのが難点といえますが、長期的に見れば運用コストが安く済む可能性が高いでしょう。

一方クラウドは、サービス提供業者が構築しているシステムをインターネット上で利用する形態です。

サーバーを自社で購入する必要がなく、インターネット接続ができる環境ならどこからでも利用できます。

低コストかつ短期間で取り入れられるので、導入のハードルが低いのが特徴です。

2-2.タイプ別費用相場

人事管理システムの価格相場は、搭載される機能のタイプによって異なります。

人事管理システムを利用して管理したい業務の範囲や自社の利用人数を踏まえて、人事管理システムを選びましょう。

どんな業務に向けて使用するかという観点から、労務、勤怠管理、人事評価、採用管理の4つのタイプに分けて紹介します。

	価格	機能
労務向け	1ユーザーあたり300円～/月	労務関連の業務を効率的に管理するための機能（従業員の勤怠管理、給与計算、労働法規制の遵守、シフト管理など）
勤怠管理向け	1ユーザーあたり300円から/月	従業員の勤務時間や出勤状況を正確に記録して効率的に管理する機能（勤怠データ管理、勤怠レポート、休暇情報など）
人事評価向け	1ライセンスあたり5万円～/月	人事評価と関連する業務を支援するための機能（従業員の評価、パフォーマンス管理、給与調整、キャリア開発など）
採用管理向け	1ライセンスあたり2万円から/月	人材採用に関連する業務を支援するための機能（候補者の選考、面接スケジュールの管理、書類の追跡など）

2-3.費用以外に考慮すべき要素

人事管理システム導入の見積もりを出してもらったら、「当初の予定より大幅に予算がオーバーしてしまった」なんてこともあるでしょう。

人事管理システムの見積もりを依頼する場合は、価格に加えて以下の内容を確認しておく必要があります。

● ライセンス数

● 利用年数

● オプション料金

● カスタマイズの有無

● 利用人数増加の場合の追加料金

● 導入支援サービス

ライセンス数や利用年数によって価格は大きく異なります。

人事管理システムによっては、ある一定のライセンス数や人数を越えると、一気に費用がかかることもあるでしょう。

自社の利用人数に加え、事業拡大などの今後の目標を考慮したうえで、ライセンス数や利用年数を決めることをおすすめします。

選択するシステムが、長期的な戦略に合致しているかどうかという視点を持つことがポイントです。

また、企業の成長や変化に伴い、カスタマイズ可能なシステムの導入を検討しましょう。

新たな業務要件が発生した場合でも、人事管理システムをカスタマイズして適応させれば、ビジネスの成功にもつながります。

オプションなどの追加費用は、予算に影響しやすい要素のひとつです。

自社のニーズに合った機能なのか、特定の業務要件を満たすためには必要不可欠なのか、吟味する必要があるでしょう。

人事管理システムに充てられる予算が限られている企業は、要チェックです。

人事管理システムに充てられる予算が限られている企業は、要チェックです。

3.人事管理システムを選ぶ時のポイント

人事管理システムは、高性能かつ多機能であれば良いということではありません。

どれだけ自社の人事業務の効率化を推し進めることができるか、費用対効果が期待できるかが重要です。

人事管理システムを導入する際は、以下のポイントに注意しながら選びましょう。

● 細かな権限設定

● 他ツールとの連携

● 従業員にとっての使いやすさ

● サポート体制

● セキュリティ体制

● 導入目的に合った機能が備わっているか

権限を細かく設定できるシステムは、業務の効率化に欠かせない要素です。

厳しすぎるアクセス制限は、業務の進行の妨げになってしまうでしょう。

そのためチームリーダー、退職予定など、細かく振り分けられるのが理想です。

また、従業員にとっての使いやすさも重要なポイントです。

人事管理システムを主に使用するのは人事担当者です。

しかし、個人情報の更新などで一般の従業員も使用することがあります。

人事担当者だけでなく、全従業員目線での使いやすさにこだわりましょう。

使いやすさでいえば、人事管理システムと他ツールとの連携も忘れてはいけません。

給与計算ツールや勤怠管理ツールの連携により、業務プロセスが効率化され、正確な統計情報やレポートの生成にも役立ちます。

人事管理システムの導入を検討している企業は、まず目的を洗い出してみるのもおすすめです。

それにより、導入目的に合った機能が備わっているかどうか確認することができるでしょう。

ただ、選択プランによっては不要な機能がついてくることもあります。

自社の独自のプロセスや要件に合わせて人事管理システムを導入したい企業は、システムをカスタマイズできる人事管理システムを提供する「ヒトマワリ」がおすすめですよ。

4.おすすめ人事管理システム

おすすめ人事管理システムを、目的別に紹介します。

人事管理システムの詳しい内容や料金は、記載のHPに直接お問い合わせしてみてください。

自社にぴったりの人事管理システムが、きっと見つかりますよ。

4-1.労務・人事評価・給与計算・タレントマネジメントなど一気通貫型

労務や人事評価、給与計算、タレントマネジメントなどを一気に管理できる人事管理システムの導入を検討している企業は、One人事やCOMPANY、SmartHRがおすすめです。

人事管理システム	特徴	料金
One人事（One人事株式会社）	・創業30年 ・国立大学、国立高専機構などで特に高いシェアを誇る ・目標設定、人材育成、配置などの機能で人材戦略を支援 ・評価シートテンプレートあり（OKR、MBO、1on1、コンピテンシー）	要問い合わせ
COMPANY	・大企業向け統合人事システム ・業種や業態を問わず大手1,200社の導入実績あり ・継続利用率98％ ・グループ会社の人事管理を同一データベース上で管理できる	要問い合わせ
SmartHR（株式会社SmartHR）	・50,000社の導入実績あり ・50以上の様々な外部サービスと自動連携できる ・多言語化対応、多段階承認などの豊富な機能あり ・30名以下向けの無料プランあり	要問い合わせ

4-2.採用〜人事管理に強み

採用や人事管理に強い人事管理システムの導入を検討している企業は、ヒトマワリやCHRBrain、カオナビがおすすめです。

人事管理システム	特徴	料金
ヒトマワリ	・月額20,000円から利用可能 ・正社員比率と部門や役職ごとの平均給与、昇給率、離職率などを組織横断で分析できる ・人材管理の効率化を幅広くサポートする ・求人管理、応募者管理、面談管理などの採用業務を効率化する採用管理機能を備えている	月額20,000円
HRBrain（株式会社HRBrain）	・顧客満足度の高い人事管理システム ・従業員情報や人事評価の履歴を活かした戦略的人事が実現できる ・あらゆるデータを自由に掛け合わせて分析できる ・閲覧権限を柔軟に設定できる	要問い合わせ
カオナビ	・導入実績3,300社以上 ・運用中の独自評価シートをクラウド上に簡単に再現可能 ・評価結果は一覧で確認できる ・「顔と名前が一致しない」を防ぐため、顔写真付きで社員をアイコン化している	要問い合わせ

4-3.人事労務手続きに強み

人事労務手続きに強い人事管理システムの導入を検討している企業は、総務人事奉行クラウドやオフィスステーション労務、freee人事労務、ジョブカン労務HRがおすすめです。

人事管理システム	特徴
総務人事奉行クラウド	・社会保険労務士などの専門家と同時に利用できる ・給与奉行クラウドやマイナンバークラウドなどの奉行シリーズとデータを自動で連携できる	月額7,000円（ｉEシステム）
オフィスステーション労務（株式会社エフアンドエム）	・導入実績35,000社以上 ・継続率99.3％ ・各種届出の電子申請も行える ・サポートデスクには社会保険労務士の有資格者や実務経験者が多数在籍	月額400円/名、登録料10万円
freee人事労務	・他システムと連携の必要がなく、ひとつのサービス内で完結 ・入退社手続き、法定三帳簿の作成（労働者名簿、賃金台帳、出勤簿）、マイナンバーの収集や管理、人事や労務管理、勤怠管理、給与計算、年末調整に対応 ・自動で給与や控除額を計算して、ワンクリックで書類作成	月額5,200円/5名まで（スタンダードプランの場合）
ジョブカン労務HR	・累計導入実績20万社以上 ・従業員に対するマイページの発行により、必要な情報を従業員に直接入力や申請してもらうことが可能 ・電子契約機能によって、各種書類の作成や署名依頼、保管までを一元管理できる	月額400円/名

5.まとめ

人事管理システムは、導入形態やタイプによって費用が異なるのが特徴です。

初期費用がほぼかからない人事管理システムは、月額が発生します。

反対に、初期費用が数百万円かかる人事管理システムは月額が発生しないケースが多く、結果的にランニングコストが安く済むこともあるでしょう。

また、利用人数や期間、オプション追加の有無によっても費用は変わります。

導入目的に合った機能が備わっているかどうかを確認してから、人事管理システムを選びましょう。

企業の目的や利用人数、将来的な目標に合わせて人事管理システムをカスタマイズしたい企業は、「ヒトマワリ」がおすすめです。

ヒトマワリでは、導入費用0円、月額20,000円(税別)で全ての人事情報を一元管理できる人事管理システムを提供しています。

「人事業務を効率化して負担を減らしたいけれど予算をあまりかけられるわけでない」という企業は、お気軽にご相談ください。