2024.09.15 / 最終更新日 : 2024年9月6日管理者ブログ

第23回優秀なマネージャーのコミュニケーションの法則③

「初心者でも始められる１on１のやり方」

今回はコミュニケーションがテーマなので
僕が2週間に1回の1on1を2年間続けていて気づいた事を中心に
マネージャーに求めらえる要件についても触れていきたいと思います！

題して「部下の一言で１on１を始めた「昭和のオジサン」が１on１をきっかけに、
コミュニケーションに対しての考え方が変わってハマってしまった話。」をさせていただきます。

今回も３回にわけてお伝えしていきたいと思います。
・１on１を行ったことで起きた自分としての変化について
・１on１を行う上で考え方、心構を整理した話　
・初心者でも始められる１on１のやり方

今回は3つ目の初心者でも始められる１on１のやり方です。

まず、お互いに壁があることを前提に考えたときに、１on１を始めたとして、
僕がいきなり質問したとしても、聞かれる方もその瞬間で話したい内容をすぐ話せないじゃないかな？
僕がいくら笑顔で「落ち着いて怖くない話していいんだよ」と言ったとしても
「特に無いです」とその時はなってしまう。
そうなると、僕は聞き出さなければいけないという使命感から、
こなすことに精一杯になってしまいますし、ヒアリング能力が低いとそれこそ本来の目的である、
信頼関係の構築だとかに、行きつかず終わってしまうことになって結局やっても意味ない、
形骸化していって皆の１on１に対するモチベーションがさがって、
時間の無駄と感じられちゃう最悪の悪循環になってしまうと感じたんですよね。

そこでお互い初心者同士円滑に１on１を進めるために、
アンケートなどを使って事前に話したいことをためておいて
まずは決まった内容の中で話をすることから始めました。

営業でもそうなんですけど、ヒアリングのコツとして、
開いた質問ではなく閉じた質問に変えることで、ある程度返答のノウハウが賜り、
攻略しやすくなるという事なんですけど、今回は攻略ではないのですが、
質問される側も閉じた質問をされることで、まずは聞きやすくなるという効果があると考えました。
そうすれば反射神経を使わずとも、円滑なコミュニケーションが取れると思ったんです。

事前アンケート
Q1.上司にサポートしてほしいことはなんですか？
Q2.仕事の悩みはなんですか？
Q3.上司に知っておいてほしいことはなんですか？
Q4.社内での人間関係やコミュニケーションの問題はありますか？
Q5.事業戦略に対する疑問、意見を教えてください。
Q6.プライベートの悩みがあれば教えてください。
Q7.その他

こちらのアンケートを僕は、自社の提供しているヒトマワリを通じて事前に送信しています。
ヒトマワリでは様々な従業員データを一元化することが出来るので、
その一元化すべき情報の一つとしても活用しています。

部下の皆は普段の仕事とか、生活とかで気になった些細な事を
メモ代わりにヒトマワリ上に残しておいてもらって、
１on１を開催する前日までに送ってもらうようにしました。

うちは月曜日に行うようにしてるんですけど、そうすると僕は土日アンケートを内容をみて、
こういったことで悩んでるのか？僕がアドバイスできる事って何だろうとか、どういう意図なんだろうな？
とかを考えながら当日を迎えるんですけど、
ここですごくよかったなと僕が思っているのは、
僕は僕で限られた時間で話を聞く準備ができますし、
部下も部下で下書きをすることで聞きたいことを日々忘れないでメモ出来る。
またメモしておいて解決したことに関しては消してから送れるので
無駄が無い結果的に濃密な30分がおくれると感じています。

終わった後も簡単なアンケートを実施しています。

事後アンケート
Q1.今日話をしてみて一番印象にのこっていることは何ですか？
Q2.今日の話を自分なりにまとめると？
Q3.次回に向けてアクションとしてはなにをする？（自分は何をして上司は何をする？）

1番目印象に残ったことをそのまま書いてもらって、
僕はどんなことを伝えられたのか？聞けたのか？を確認して、
2番目は当日の話を纏めてもらうことで、話した内容を思い返して整理する力の醸成が出来ると考えています。
最後は次までのミッションをお互いで確認して、次回までに準備を進めます。

ここで一番大きいのは、ネガティブな意見について上長と相談し今改善するのかしないのか？を
うやむやにせずに次回または別の機会にフィードバックをする体制が作れたのが大きかったと思います。

このフィードバックを続ける中で僕は上司との折衝も生まれますし、
その結果を伝えることで、互いの信頼関係の構築が出来る様になったといまは実感しています。

もう一つ大切な事は、人材のデータベース化です。

僕たちは話をした内容を勿論全てヒトマワリでデータベース化しています。
このデータベース化することで、僕は常に前どんなことを話したのか？を見返すことが出来るようになっています。これは営業で言う所の顧客データベースの面談履歴と同じで、
１on１を通じて部下のモチベーションポイントや、志向性、どういう風になっていきたいのか？
今と過去の経過などを、かれこれ1年近く2週間に1回このコミュニケーションを続ける事で
一人当たり24回分内容が蓄積されているわけですからコミュニケーション上での財産となっています。

じゃあ結果としてどうなっていったのか？と言う事ですが、
まずは話の内容が本当に深くもなったし、幅広くなりました。
仕事に対する考え方や悩みの時も有ったり、プライベートで起きたことや
自分の心境の変化を話してくれるようになったことで、今まで話を聞けていたという自負がありましたが、
本当に新しい情報がどんどん入ってくるようになりました。

例えば一人の女性社員は「私将来人に教える人になりたいんです」って言うんですよね。
僕は言いますよね、良いねじゃあ教える人やっちゃう？ってそういった話の中で
僕が会社の仕事を通じてどんなミッションが与えられるのか？成長につながるのか？を真剣に考えてみて
フィードバックすることで新しい職務が増えたり。

あまり営業で言う所の戦闘に使う内容は１on１の時に話さないのですが、
出だしで悩んでいた入社１年目の子が言うんですよ
「新しいトーク考えたんで聞いてもらえませんか」ってそれがかなり良くて感動したりとか。

あとは、「僕将来人事にの仕事につきたいって言ってたじゃないですか、
なのに採用について何も動かないって言うのはどうなのかなって思って、
ヒトマワリのインスタ始める事にしました。」

「しました？」始めちゃってるんですよ。
最高ですよね、そのあと一回始める前には聞いてねとは言いましたけど、
このインスタは頑張っている彼の姿を見て、今少しづつですが仲間が自然と参加してくれるようになっています。

映像を作る勉強をしている男性社員が動画編集をしてくれたりとか、
「一緒に参加したい」といって参加してくれている女性社員も参加して本気で楽しんでやっています。
そして僕がいじられ続けています！

普段でもどんどん提案してくれることが増えて、
とにかく全体的にポジティブな組織になったと感じています。

そして大切な変化に気付きました。

それは何かというと、先ほども触れましたが、
１on１を始める前と後では、僕に入ってくる情報の量と質が全然違っているという事です。

自分で言うのも恥ずかしいですが、僕は元々面倒見がいい方だと思いますし、言われていました。
部下が少し悩んだら一緒に仕事を止めて外に遊びに行ったりとか、
食事をしたりとか、そもそも趣味をさりげなく聞いておいて、
自分なりに勉強をして話を合わせられるようにしてみたりとか。
当たり前のことですが、毎日声掛けをしたりですとか
本当にありとあらゆることをしてとにかく部下の事が好きになることから始める方が楽と考える性分なので、
苦ともせず実践していたんですが、それでも量と質が全く違うんです。
それは何故かと考えた結果一つの答えとして出てきたのがこの違いです。

今までは、結果を出すための業務に焦点をあてた「情報交換」をコミュニケーションでとしていたのに対して

１on１を取り入れることで、
「個人に焦点を当てる対話」のコミュニケーションの場を取ることで、情報の質と量が変わりました。

でもここが難しいんですよね、
違いが分かりづらいというか、昭和のおじさんには受け入れ辛いというか、
自分の部下のことは分かってると考えていた僕は、分かっているの言葉の頭に
「他の上司に比べて」とついていただけで、本質を捉えたなかったたんだと思います。

先ほどの少し話をした部下の悩みを察知して対応することは、
対処療法であって起こる前に十分なヒアリングとフィードバックを行えていれば
そこまでに至らなかったケースも考えられますし、
業務における個別案件への対応はコミュニケーションを取っているというより、
結果を出すための情報交換をしているだけだったと今は位置づけています。

勿論それは大事なことで続けるんですが、
別途「個人に焦点を当てる対話」の時間を作る事が大切であるという事に気付きました。

さあ僕自身がやってみて良かったと思う１on１なんですが、皆さんご視聴頂いて如何でしょうか？

昔から僕が考えていることなんですが、
最後に従業員満足度、従業員満足度と言いますが、満足って何なんだろうな？
なんで会社を辞めるんだろうな？と考えたときに、
辞める理由として、よく人間関係の問題が９割とかいろいろ言われていますが、
僕はは自分の成長がこのままここにいると出来ないと判断した瞬間に僕は辞めるんだと思います。

今までのようにネガティブな意見をうやむやにしてきた状況では
知らない間に相手が判断してしまって起きていたビックリ離職。
これを防ぐ為にも、話を真剣に聞き、今できる出来ないをフィードバックし続けることが大事なんだと
今は考えるようになりました。

従業員側、企業側が互いの成長のために必要な存在かどうかを確かめるためにも、
簡単に始められるところから１on１を続けて頂く事を私はお勧め致します。

私共が扱うヒトマワリの業界ポジションとしては、
丁度いい人事管理、タレントマネージメントシステムです。

人事情報の一元化はもとより、
課題の分析、アンケート、評価ワークフロー、申請ワークフローをはじめ
基本的に必要な機能はすべて実装されております。
価格もお安く抑えていますし、
サポートは日本一手厚いと考えております。

ヒトマワリ導入の云々は置いといて、
ご興味を持っていただけた方がいらっしゃいましたら
ぜひ細かくどのようにみえるのか？お試しいただきたいです。
ぜひお話しする機会を頂戴出来ますと幸いです。